Adaptacja społeczno - zawodowa w firmie

Na pomyślny, końcowy wynik procesu rekrutacji wpływa - w dużym stopniu - faza adaptacji nowych pracowników w firmie. Niestety, często się zdarza, że ten etap jest zaniedbywany - ze szkodą dla firmy.
 

Adaptacja to przystosowanie się człowieka do działania w określonym środowisku materialnym i społecznym. Miernikiem stopnia adaptacji pracownika jest poziom zadowolenia z wykonywanej pracy oraz jego efektywność.

Proces adaptacji składa się z 2 podstawowych elementów:
1) przystosowanie do wykonywania określonych zadań,
2) przystosowanie do środowiska pracy, tj. fizycznych i społecznych warunków pracy.

Brak akceptacji ze strony grupy prowadzi do wycofania się lub zamknięcia się w sobie pracownika. Taki nie zaakceptowany członek grupy zaczyna - po pewnym czasie - przeszkadzać w pracy i w życiu zespołu/organizacji.

Jak przeciwdziałać takim sytuacjom?
Nie każdy mocny kandydat staje się także dobrym pracownikiem w firmie.
Aby tak się stało należy właściwie ich powitać, wprowadzić w nowe role zawodowe, a także szybko przedstawić kulturę organizacyjną.

Pierwszy okres w nowej pracy wiąże się z dużym stresem i emocjami nowoprzyjętych osób. Jeśli chcemy, aby nowi pracownicy potrafili wykorzystać w pełni swoje zdolności, wiedzę i doświadczenie, to musimy' zapewnić im odpowiednie planowanie pracy, przygotowanie i udzielić wszelkich objaśnień na początku zatrudnienia.
Należy również przygotować odpowiednie materiały informacyjne (opis stanowiska pracy, obowiązujące procedury, narzędzia pracy, miejsce pracy itp.), a także właściwie nastawić współpracowników do nowicjusza.
Początek pracy wiąże się czasami z prawdziwym dylematem. Pracodawca musi przekazać zatrudnionemu ogromną ilość informacji o różnym stopniu ważności.
Z kolei, nowozatrudniony potrzebuje 2 rodzajów informacji - tego, na czym musi się znać i tego - na czym chce się znać.
Tak ogromna dawka informacji, przekazana w krótkim czasie może doprowadzić do przeładowania pamięci i może się przyczynić do zwiększenia poziomu stresu.
Praktycznym rozwiązaniem może okazać się - w takiej sytuacji - przewodnik po firmie (stanowisku), który może zawierać wszelkie, niezbędne informacje o zasadach zatrudnienia, misji i strategii firmy, strukturze organizacji itp.
Taki podręcznik powinien zawierać również pisemne wskazówki ułatwiające poruszanie się nowym pracownikom po firmie.

Niektóre firmy stosują system koleżeńskiej opieki: nowicjusz otrzymuje osobę, która wprowadza go do firmy, działu, stanowiska pracy (adaptator, mentor).
Do takiego zadania powinno się wybierać doświadczonego pracownika, który chce i potrafi sprostać wyznaczonej roli przez kilka dni. Taka osoba powinna charakteryzować się szczególnymi umiejętnościami interpersonalnymi i znajomością rzeczy.
Schemat mentorowania może być potężnym narzędziem rozwoju zarówno dla pracowników, jak i firmy.
 
Nowoprzyjęty pracownik ma szansę podzielić się z grupą swoimi doświadczeniami z poprzedniego miejsca pracy, które warto przeanalizować pod kątem przydatności w nowej firmie.
Nowa osoba powinna być także dokładnie poinformowana o swoich zadaniach, ale także o kryteriach oceny swoich efektów pracy.
Innym, dosyć istotnym etapem są szkolenia wstępne (np. BHP, szkolenia wprowadzające do firmy, zawodu itp.).

Proces rekrutacji i selekcji jest kosztowny, czasochłonny i nie może zakończyć się tuż po obsadzeniu stanowiska.
Integralną jego częścią jest właśnie omawiana faza adaptacji.
Wykorzystanie informacji zdobytych tym okresie może być pomocne dla rozwoju organizacji i pracowników (np. zmniejszenie fluktuacji w firmie, wzrost satysfakcji z pracy itp.).
W czasie tych doświadczeń stykają się oczekiwania pracownika z oczekiwaniami organizacji, a skutkiem braku zgodności jest niezadowolenie jednej ze stron, co rodzi problemy (w tym rozpoczęcie rekrutacji ponownie na to samo stanowisko).

Poniżej przedstawiam przykładowy (skrótowy) program adaptacyjny dla grupy handlowców.

I etap - nowa osoba zostaje wprowadzona do: firmy, zapoznaje się z systemem pracy na poszczególnych stanowiskach (współpracujących, np. telemarketing, finanse itp.), poznaje strukturę firmy, system wynagradzania, kryteria oceny swojej pracy, bierze udział w szkoleniach ogólnych (np. BHP) oraz w specjalistycznych (np. z oferty: firmy, narzędziowych itp.). Otrzymuje również opiekuna (mentora, trenera), który wprowadza handlowca w szczegóły zagadnień oraz zdaje relacje z jego postępów w pracy. Ten etap kończy się zdaniem egzaminu ogólnego i dopuszczeniem do pracy (aktywny handlowiec).

II etap - przystępuje do wykonania pierwszych zadań, np. poznanie bazy klientów wg podziału na produkty, uczestniczy w spotkaniach handlowych ze swoim trenerem, bliżej poznaje produkty, przygotowuje własną prezentację dla klientów.

III etap - pierwsze spotkania z klientami i prezentacja produktów ( w zależności od potrzeb przy obecności trenera), zdanie raportu swojemu przełożonemu, stopniowo zwiększa się zakres prezentowanych produktów przez handlowca, jak również poznanie produktów strategicznych firmy.
 

IV etap - realizacja sprzedaży produktów nie-strategicznych, zdanie egzaminu z wiedzy dotyczącej produktów strategicznych (warunek dopuszczenia do sprzedaży tych produktów).

V etap - pełna realizacja sprzedaży, ocena efektywności pracy (normy ilościowe i jakościowe sprzedaży), ocena trenera! mentora (ewentualne doszkolenie np. z prezentacji, negocjacji).

Wstępne etapy pracy opierają się więc na szkoleniu, ścisłej współpracy nowej osoby ze swoim opiekunem (trenerem), reagowaniu na bieżąco na wszelkie problemy, trudności czy wątpliwości. I tylko w takiej sytuacji rekrutacja kończy się sukcesem dla firmy oraz przynosi satysfakcję dla nowozatrudnionych pracowników.

Dużą korzyść przynosi dla firmy spotkanie z tymi nowymi pracownikami po pierwszym okresie pracy (w ramach poszczególnych grup stanowisk), aby poznać ich odczucia, opinie. Do tego celu możemy zastosować również pewne ujednolicone narzędzia np. ankietę.
Wnioski mogą okazać się bardzo ciekawe i pomocne w dalszych działaniach.

Opr. Marzena Mieczkowska